תוכן עניינים:
- 6 חודשים לפני
- 5 חודשים לפני
- 4 חודשים לפני
- 3 חודשים לפני
- חודשיים לפני
- חודש לפני
- שבועיים לפני
- יומיים לפני
- היום שלפני
- איחוד פוסט
מפגש משפחתי הוא דרך נהדרת לאסוף את המשפחה שלך גם כשהיא צומחת ומשתנה. זו הזדמנות לחגוג את ההיסטוריה של המשפחה שלך, ההישגים האחרונים ותוספות חדשות. בין אם מדובר בפיקניק בפארק, ברביקיו לצד חוף הים, התכנסות בפארק מדינה או התכנסות בביתו של מישהו, מפגש מחודש המתוכנן כראוי ימשוך אפילו את בני המשפחה המרוחקים ביותר לשעות אחר הצהריים של כיף בשמש.
אם אתם מתכננים מפגש משפחתי של כמאה איש, תרצו להתחיל בתכנון שלכם כחצי שנה מראש, כך שתוכלו לתופף עניין ולגייס כמה סגנים שיעזרו לכם לסלק אותו. להלן רשימת בדיקה שתעזור לך ולמשפחתך להתחיל!
6 חודשים לפני
לפני שתכנון כלשהו יכול להתחיל ברצינות, עליכם לקבוע מי רוצה להשתתף במפגש. שלח סקר משפחתי באמצעות דוא"ל כדי למדוד את העניין, קבל מושג כמה אנשים היו משתתפים ולברר באילו תאריכים ומיקומים יעבדו הכי טוב. עליכם לשאול גם לגבי התקציב כדי שתדעו כמה כסף אנשים מוכנים להוציא על האירוע. נסה לתת טווחי עלות לאדם כך שקל לאנשים להבין. השתמש בכלי מקוון כמו סקר גיבור כדי לתכנן סקר פשוט בחינם ולשתף את הקישור עם בני המשפחה. הגדרת הסקר המקוון תעזור לכם לארגן תגובות עם כניסתן.
עכשיו זה הזמן להחליט אם האיחוד יתקיים בבית של בן משפחה או במקום אחר. איחודים המתקיימים בבתים מתארחים לרוב על ידי המטריארך המשפחתי או הפטריארך, במיוחד כאשר הבית של סבתא מילא תפקיד חזק בהיסטוריה המשפחתית. מסיבות חג המולד סוערות, מנגלים מזדמנים של יום העבודה ואפילו מסיבות סיום יכולות להיות אירועים נפלאים לאסוף קרובי משפחה מרוחקים ובני משפחה אבודים כבר תחת קורת גג אחת. אם המרחב שלכם מוגבל במידה מסוימת, תוכלו לשקול לערוך מפגש משפחתי "בית פתוח", אליו אנשים יכולים לבוא וללכת לאורך כל היום. בין אם אתם מארחים את האיחוד, ובין אם זה סבתא, וודאו שיש לכם עזרה. גייס כמה דודות אמינות לבשל וכמה בני דודים נלהבים לארגן פעילויות. לחלופין, אם התקציב שלך מאפשר, שכור קייטרינג כדי להוסיף את הארוחות האפייתיות שלך ולשמור על המשקה זורם.
קיום מפגש משפחתי במקום אחר שאינו בית בן משפחה פירושו שאף משפחה לא אחראית לכל הסידורים. ניתן לחלק משימות על קבוצות משפחתיות מורחבות, ולהקל על הנטל התכנוני. זה גם עשוי לאפשר לך להכיל יותר אנשים ממה שכל אחד יכול בבית. ובנוסף, עבור בני משפחה מטיילים, מיקום עם פעילויות בילוי אחרות עשוי לאפשר להם להפוך את האיחוד לחופשה משפחתית מן המניין, ולהפיק את המרב מדולרי הנסיעות שמבזבזים.
5 חודשים לפני
בקש עזרה וקבץ את ועדת תכנון האיחוד שלך. תצטרך למצוא קרובי משפחה אמינים ונלהבים שיכולים לקחת פיקוד על:
- מציאת מיקום לאירוע. אם אינך מקיים את האיחוד בבית בן משפחה, תצטרך להתחיל לחפש מיקום. העוזר שלך יצטרך לחקור מקומות המתאימים למגוון תחומי עניין, דרגות גיל, יכולות גופניות ומשאבים כספיים. פארקים משפחתיים של אוקיינוס או לצד האגם הם אידיאליים; יש דברים לעשות גם על מים וגם ביבשה - פעילויות כדי להעסיק את הילדים ולשכב על הזדמנויות לשבת על החוף למבוגרים. באזורי נופש ופארקים רבים יש "מנהל יעד" שיכול לעזור לך בפרטי האיחוד שלך. עיין בהמלצות שלנו ל -10 מקומות נהדרים למפגש משפחתי כדי להצית רעיונות.
- להבין אוכל לאירוע. אם מתכננים סירוק, מישהו יצטרך לקבוע את התפריט, להקצות כלים וכל מיני אוכל אחרים לכל משפחה. יתכן שהם יצטרכו לארגן מתקני בישול ו / או צלייה נוספים במיקום. לחלופין, אם אינכם מתכננים לטפל בעצמכם בכל האוכל, העוזר שלכם יצטרך למצוא קייטרינג.
- קישוטים, הזמנות ושלטים. העמדת אחד האחראי על החומרים המודפסים תעזור להבטיח נושא עקבי לאירוע.
- פעילויות ובידור. קרוב משפחה אתלטי עשוי לקחת פיקוד על רשת הכדורעף, לתכנן משחקים לילדים ולוודא שמוסיקה מכוסה. קרוקט, בדמינטון וכדורעף הם פעילויות קבוצתיות נהדרות עבור בחוץ. לחלופין, בקשו מדודן ליצור חדר משחקים לילדים ומתכננים להצטייד במשחקי לוח ופעילויות אחרות כדי להעסיק את הילדים.
- היסטוריה משפחתית. הרכבת אילן יוחסין היא דרך נהדרת לשלב את המורשת שלך באירוע. תוכלו גם לשקול ליצור עיתון משפחתי קטן כדי להדגיש אירועים משפחתיים אחרונים, עובדות מיוחדות והיסטוריה.
- צילום ו / או וידאו. תרצה להקליט את האירוע הזה לדורות הבאים. שקול להקים גלריית תמונות מקוונת בה כל אחד יכול לשתף את התמונות שלהם לאחר האירוע או ליצור חשבון עם שירות ספרי תמונות מקוון בו תוכל ליצור מזכרות תמונות למשתתפים.
- לנקות. שאל כמה אנשים למשימה מסיבית זו!
שקול לנהל את המתנדבים שלך בעזרת כלי כמו Signup Genius, המאפשר לך לבקש מתנדבים ולשלוח הודעות קבוצתיות ותזכורות משימות מבלי לעמוס את תיבת הדואר הנכנס.
אתה צריך גם לנהל שיחות עם צוות התכנון שלך בנושא תקציב. בהתבסס על המשוב שקיבלת מהסקר הראשוני שלך, קבע את תקציב העבודה שלך כך שתוכל לשמור על עלויות בחשבון.
4 חודשים לפני
אני מקווה שהוועדה שלך עושה שיעורי בית! ארבעה חודשים לפני איחוד המשפחה שלך, תכנן לבצע את המשימות הבאות:
- סיים את התאריך והמיקום. גלה אילו מתקנים יהיו זמינים: מי שתייה, בריכת שחייה, מתקני צליה, חדרי הלבשה, חלל מקורה (במקרה של גשם), שולחנות פיקניק וכן הלאה.
- דנו בנושאים ולוח הזמנים האפשרי.
3 חודשים לפני
עם הפרטים העיקריים של האירוע שלכם במקום, הגיע הזמן להוציא את המילה באופן רשמי ולהתחיל לנעול את פרטי היום.
- לשלוח הזמנות. אתה יכול להשתמש בשירות מקוון כמו Evite כדי להוציא הזמנות או לשלוח אותן באמצעות דואר אלקטרוני או בדואר מסורתי. בכל מקרה, עליך לכלול את הדברים הבאים:
- צרו רשימה של כל הארוחות שתאכלו או האוכל שתזדקקו לו.
- הקצה פריט מזון אחד לכל קרוב משפחה. הקפידו לנצל את התמחויות הבישול שלהם, כמו סלט תפוחי האדמה של דודה מיי, או פאי האוכמניות של הדודן לין.
- מזנון מזדמן הוא ככל הנראה הגישה הטובה ביותר למפגש פנים-ביתי, פשוט מכיוון שהוא מאפשר לאנשים לאכול במשמרות. זה אידיאלי גם אם ישיבה מוגבלת.
- אם אתם מתכננים לשכור קייטרינג, עכשיו זה הזמן לאבטח אותם. חלק מהקייטרינגים פשוט ינהלו את המטבח, יבטיחו את חידוש המזנון וישמור על המשקה זורם, כך שתוכלו ליהנות מהמסיבה.
- צרו קשר עם המסעדות כדי לבדוק אם הם יתאימו לקבוצות גדולות ויבצעו הזמנות אם יש צורך בכך.
חודשיים לפני
הדברים מתחילים להתכנס והכיף קרוב! הישאר מעודכן עם משימות ארגוניות אלה ותהיה במצב טוב.
- עקוב אחר פרטי המשתתפים. התחל רשימה של מי שאישר את נוכחותם, היכן הם ישארו ומתי הם יגיעו. אם השתמשת במערכת מקוונת כמו Evite כדי לשלוח את ההזמנות שלך, היא תעקוב אחר RSVPs. אך שמור מסמך של גיליון או Excel של Google עם כל המידע האחר כאשר התגובות נכנסות פנימה.
- הזמן ציוד להשכרה כמו פודיום, מיקרופון, שולחנות או כסאות.
- אשר הזמנות למסעדה וספק את הערכת האורחים האחרונה שלך.
- בצע רכישות אחרונות.
חודש לפני
עם 30 יום לפני האיחוד, המשימות הראשונות ברשימת המטלות החודשית שלך הן פשוט לאשר את פרטי התוכניות שכבר קיימת.
- אשר עם קרובי משפחה שמביאים אוכל או אספקה אחרת.
- אשר מקומות פגישה.
- אשר פעילויות.
- אשר את מקומות הלינה.
שבועיים לפני
זה הזמן להיכנס עם מתנדבים שהוטלו עליהם משימות ספציפיות כדי לאשר את זמני וספירת האורחים הסופית.
- ארוחות
- אשר פרטים עם הצלם / הווידיאו שלך
- אשר פרטים עם כל ספקי שירותים אחרים כגון מובילי פעילויות או מדריכי טיולים
- קנו קישוטים ואספקה של הרגע האחרון.
- צור שלטים וכרזות.
- אשר מתנדבים
- קבעו סידורים לתרומת שאריות מזון למקלט מקומי או למזווה מזון
יומיים לפני
- עיין בפרטי האיחוד עם ועדות.
- איסוף ציוד להשכרה, כמו כסאות, שולחנות וכו '.
- הכן תשלומים וטיפים סופיים לכל אנשי מקצוע ועזרה ששכרת, כמו צוות הקייטרינג וצוות ההמתנה. הרכיבו את אלו במעטפות נפרדות כך שתוכלו לחלק אותם במהירות לפי הצורך לאורך כל האירוע. זכור שתוכל לשלוח טיפים נוספים בהמשך אם הביצועים שלהם היו יוצאי דופן. אחרת, טיפ של 10 עד 15 אחוזים נהוג אם הוא לא כלול בחיוב שלהם.
היום שלפני
- הגדר וקשט.
- קבל קצת שינה!
איחוד פוסט
לאחר האירוע, יהיו לך עוד כמה פרטים לטפל בהם. תוך שבועיים מהאירוע, תצטרך:
- כתוב הערות תודה למשתתפים מיוחדים, קרובי משפחה שתרמו זמן וכסף וכל האנשים האחרים שעזרו להפוך את האירוע שלכם להצלחה.
- העלה תמונות לשירות תמונות מקוון. אם צילמת בעצמך, העלה את התמונות שלך לאתר כמו Shutterfly או Snapfish. בעוד כמה שבועות אתה יכול לשתף את המשתתפים בקישור וגם לבקש מהם להוסיף את התמונות שלהם לאלבום שיצרת כדי שבני משפחה אחרים יוכלו לרכוש עותקים של התמונות שלך. שיכון כל התמונות במקום אחד יאפשר לכם גם ליצור ספר תמונות שאחרים יכולים להזמין וכן מזכרת לאירוע.
תוך 4 שבועות מהאירוע, דאג לדברים הבאים:
- מעקב עם צלם וצלם כדי לגלות מתי החומרים יהיו מוכנים להפצה.
- שלחו דוא"ל או דיוור המוני לכל מי שהגיעו אליו, סיכמו את החגיגות, הודו להם על השתתפותם, ואמרו להם היכן הם יכולים לרכוש תמונות, סרטונים או כל פריטי מעקב אחרים מהאירוע שלך.
